Công Nghệ, Giáo Dục

Hướng dẫn sử dụng excel gọn lẹ, mau thành thạo

Hướng dẫn sử dụng excel gọn lẹ, mau thành thạo
Rate this post

Ngày nay, công nghệ thông tin không ngừng phát triển và đóng vai trò to lớn trong các trong sự phát triển kinh tế, xã hội. Tin học văn phòng dường như trở thành một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với con người trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực và kế toán cũng vậy. Một trong những kỹ năng tin học văn phòng quan trọng chính là những kiến thức về sử dụng excel. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Extra Tuts để thấy được vai trò của excel đối với dân kế toán.

Tác dụng to lớn của Excel trong công việc kế toán.

Excel là một trong những phần mềm trong bộ công cụ văn phòng do Microsoft sáng lập với tác dụng giúp người dùng tạo ra các bảng tính, bảng dữ liệu, tính toán tiện lợi, tạo các báo cáo, thống kê bằng cách sử dụng các công thức, các hàm và các công cụ. Excel là phần mềm được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong hầu hết tất cả các ngành nghề, lĩnh vực hiện nay. Đặc biệt là đối với dân kế toán thì Excel lại mang lại nhiều vai trò và ý nghĩa to lớn. Trước khi sử dụng phần mềm chuyên cho dân kế toán như Fast hay Misa thì thường một kế toán sẽ trải qua quá trình sử dụng Excel thật thành thạo.

Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc kế toán:

Soạn thảo và xử lý văn bản, quản lý thông tin nhân viên, tính lương, chấm công, tạo các báo cáo, xuất chứng từ, hóa đơn Excel dường như đóng vai trò chính. Thành thạo excel là một lợi thế trong việc giúp bạn hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lên các sổ mẫu, sổ chi tiết, sổ cái kế toán hay thậm chí lên báo cáo tài chính cho doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Excel giúp kế toán hiểu được bản chất và quy trình mà mình đang thực hiện:

Phần mềm kế toán dường như rất tiện lợi và dễ dùng cho dân kế toán vì hầu hết các thao tác đã được tối giản nhất. Chính vì thế, nhiều kế toán chỉ cần nhập dữ liệu và nhập chứng từ mà không biết được bản chất là mình đang làm gì, dữ liệu nhập vào được chuyển đi đâu và khi có sai sót hay thay đổi dữ liệu thì không biết mình nên làm gì, sửa ở đâu. Do đó, thành thạo excel kế toán giúp người làm kế toán hiểu được việc tổ chức hệ thống sổ sách, kiểm soát được dữ liệu cũng như nắm được luồng luân chuyển của dữ liệu trên báo cáo.

Giúp xử lý công việc một cách khoa học, nhanh chóng:

Hãy nhìn một kế toán sử dụng các công thức, các hàm hay các thủ thuật, phím tắt Excel thành thạo với một kế toán đang không biết định hình excel giúp gì cho mình để thấy được sự khác biệt.

Nâng cao cơ hội nghề nghiệp:

Dường như, thành thạo tin học văn phòng là yêu cầu của hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị đối với các ứng viên khi tham gia xét tuyển vào công ty, doanh nghiệp. Do đó, việc không biết sử dụng excel là một thiếu sót vô cùng lớn làm mất đi cơ hội nghề nghiệp của chính bản thân mình.

Dân kế toán cần thành thạo những kỹ năng nào trong excel?

Ngoài những công thức, những thủ thuật thì việc biết đến và sử dụng thành thạo các hàm chuyên ngành kế toán là vô cùng cần thiết và quan trọng cho dân kế toán. Để làm được một kế toán giỏi excel, bạn nên học và sử dụng tốt những kỹ năng sau đây:

  • Biết nhập, tổ chức và xử lý dữ liệu nhập vào.
  • Các thao tác tính toán cộng/ trừ/ nhân/ chia cơ bản.
  • Biết sao chép, di chuyển và bảo vệ dữ liệu, trang tính, bảng tính.
  • Nắm được cấu trúc và chức năng của những hàm chuyên dụng: các hàm về tách chuỗi (left, right, mid, len…), hàm tìm kiếm (vlookup, hlookup, index, match..), hàm tính tổng theo nhóm(subtotal, sumif, coutif…), hàm logic(if), hàm tài chính, hàm xử lý số liệu và hàm kỹ thuật nếu là kế toán cho doanh nghiệp xây dựng.
  • Biết cách tạo các báo cáo, phân tích và thiết kế dữ liệu, biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ.
  • Sử dụng các chức năng và công cụ có sẵn trong bảng tính excel.
  • Sử dụng các thủ thuật, mẹo vặt, phím tắt nhanh, công cụ tính toán tự động.
  • Định dạng sổ mẫu, trang in và in ấn.

Hướng dẫn một số phím tắt cơ bản với trang tính (Sheet) trong excel.

Ctrl + A: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu.

Ctrl + C: Sao chép vùng dữ liệu được chọn vào khay bộ nhớ tạm Clipboard.

Ctrl + X: Cắt/ di chuyển vùng dữ liệu được chọn vào khay bộ nhớ tạm Clipboard.

Ctrl + V: Dán vùng dữ liệu đã được sao chép hoặc di chuyển đến vị trí được chọn.

Ctrl + Z: Hủy bỏ thao tác vừa làm trước đó.

Ctrl + I: Tạo chữ in nghiêng trong vùng được chọn.

Ctrl + B: Tạo chữ in đậm

Ctrl + U: tạo gạch chân cho chữ.

Ctrl +Shift + F11: Thêm nhanh một trang tính sau trang tính hiện thời.

Tab: di chuyển sang ô bên phải.

F2: Chỉnh sửa dữ liệu, công thức nhanh trong một ô.

Shift + Tab: di chuyển sang ô bên trái.

Delete: Xóa dữ liệu trong một ô hoặc vùng dữ liệu được chọn.

Home: Trở về vị trí đầu dòng.

Không chỉ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho dân kế toán, excel còn là công cụ có vai trò trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác. Hãy tham gia học excel ngay để làm việc hiệu quả, nhanh chóng hơn nhé.